高效能时间管理术

一、规划时间是实现时间管理的基础

1.制定明确的目标

在关于制定明确的目标方面，作者首先给我们介绍了SMART原则，即具体、可衡量、可实现、相关性和定时五个英文单词的首字母。

具体，要为自己设置具体的目标，不能过于笼统。可衡量，设置一个统一、标准的绩效指标，能够根据这个指标来评价工作的成果。可实现，要确保你的目标是通过努力可以达到的，避免设立过高或过低的目标。相关性，指的是你要设置的目标要与你的工作有一定的相关性。定时，要根据工作内容的轻重缓急来设置一个截止日期，随时查看项目的完成进度。

利用SMART原则来确定目标，可以把明确目标作为整体工作中的一部分，帮助我们更好地展开接下来的工作。

2.根据目标来制定详细的计划

这里所说的计划是指一些待办事项的详细清单，可能包括：每日计划、每周计划、定期任务。列出任务清单后，你还需要注意计划的条理性，确定优先级。可以根据任务的性质将待办事项进行分类，并且为每个类别都写上显眼的标题。

3.谨慎安排预约

计划赶不上变化。即使你的计划做得再完善，也随时可能有突发情况。赴约和会议会占用你大量的时间，恰当地安排这些约见将对你的效率产生显著影响。因此有必要为自己预留出一些时间，谨慎安排预约。

二、消除细节上的时间浪费

1.解决打断问题

打断包括电话打断和个人打断。作者给了三个建议，指定别人什么时候联系你、设置时间限制、暗示对话即将结束。

2.加强对电子邮件的管理

首先，在发送邮件时想一个合适的标题，其次，在标题中标记一下紧急程度，表明是否需要回复，要求何时答复。最后，在写邮件正文的时候，做到语言简洁，措辞合理。此外，可以使用专门的软件拦截垃圾邮件，不要忘记对重要邮件进行备份。

3.尽可能地消除文书工作

作者向我们提供了两种系统存储文件的方法，一种是批量存档法，这种方法适用于不宜过早存档的情况。还有一种是年表文件存档法，具体做法是为每份文档提供副本，然后将原件以日期顺序放入大的文件夹中，并且按照季度进行划分。当一个季度结束后，就将第一个季度的文件丢弃，始终保持文件夹中只有连续四个季度的文件。

三、管理者必须确保，团队里的每一个成员，都是有成果、有效率的

1.和员工保持非正式联系

管理者和员工保持非正式的联系，也就是我们通常所说的走动式管理。走动式管理就是需要管理者深入到生产经营的一线，与团队成员保持直接的人际联系。这些联系虽然花费了更多的时间，但是却因为促进了团队效率而变得很有价值。

2.把任务分配给合适的人

作为管理者，你当然不必事事躬亲，招聘正确的人，选对委派对象，合理地给下属分配任务也是你的工作职责。允许员工灵活交换任务，专业的事情交给专业的人处理。

3.给员工制定规则

你必须制定严格的规则，包括惩罚措施。所有的规则要清晰明了，没有例外，没有借口。例如，规定如果销售人员没有按时提交合格的工作日志，那么公司将拒绝为他们报销当月的差旅费，这样可以有效地减少销售人员延迟提交工作日志的情况。

4.发展和激励员工

为团队里的每一位员工制定个人发展计划，例如对员工的个人辅导；再例如派遣他们参加技能培训。同时不要忘记激励员工，无论是组织奖励计划，还是仅仅说一句“你做得很好”，所花的时间都是值得的。

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